Verwerkingsverantwoordelijke
Royal Label, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 68446756, is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.
Contactadres: Keizersgracht 520 H, 1017 EK Amsterdam. Voor privacyvragen of een verzoek kunt u mailen naar [email protected].
Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact of opdracht verwerken wij:
- naam, e-mailadres en telefoonnummer;
- postcode, huisnummer, objectadres en contactgegevens op locatie;
- de gekozen dienst, gewenste planning en uw toelichting;
- offertes, afspraken, correspondentie, factuur- en betaalgegevens;
- gebouwgegevens, tekeningen, bewijsstukken, opnamegegevens en foto’s die nodig zijn voor de opdracht;
- technische websitegegevens en cookiegegevens, voor zover deze worden geplaatst.
Stuur via het vrije tekstveld geen bijzondere persoonsgegevens als die niet noodzakelijk zijn.
Doelen en grondslagen
Wij verwerken gegevens om uw aanvraag te beantwoorden en een offerte op te stellen, een overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, afspraken te plannen, rapporten en registraties op te leveren, betalingen en administratie af te handelen en vragen of klachten te behandelen.
De grondslag is meestal het nemen van stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst, de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting. Voor beveiliging, fraudepreventie en beperkte verbetering van onze dienstverlening kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben. Voor niet-noodzakelijke cookies en afzonderlijke marketing gebruiken wij toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.
Marketing en opvolging
Als u het afzonderlijke, niet vooraf aangevinkte vakje voor energielabelupdates kiest, mag Royal Label het opgegeven e-mailadres gebruiken voor maximaal twee informatieve of commerciële e-mails per maand. De aanvraag kan ook zonder deze toestemming worden verzonden. Iedere marketingmail bevat een eenvoudige afmeldmogelijkheid; na afmelding stopt de marketing.
Een begonnen maar niet verzonden aanvraag wordt niet stilletjes als lead opgeslagen en leidt niet automatisch tot e-mail-, sms- of WhatsAppberichten. Remarketing, advertentiepixels en vergelijkbare tracking mogen alleen laden nadat daarvoor geldige toestemming is gegeven. Voor marketing via sms of WhatsApp is afzonderlijke, aantoonbare toestemming nodig.
Met wie delen wij gegevens?
Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met partijen die ons ondersteunen, zoals hosting- en e-mailleveranciers, administratie- en softwareleveranciers, betrokken vakspecialisten, certificerende of controlerende instellingen en bevoegde overheidsinstanties.
Bij energieprestatieopdrachten worden de vereiste gebouw- en registratiegegevens verwerkt in de daarvoor aangewezen software en, waar van toepassing, geregistreerd in EP-Online van RVO. Bepaalde labelinformatie is daar op adresniveau raadpleegbaar. Leveranciers die als verwerker optreden, moeten passende afspraken over privacy en beveiliging naleven.
Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke of certificeringsverplichting een langere termijn verlangt.
- Losse aanvragen zonder opdracht: in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact.
- Financiële basisadministratie: in beginsel 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.
- Energieprestatieprojectdossiers: minimaal 15 jaar na afronding wanneer de toepasselijke BRL 9500-kwaliteitsborging dit vereist.
- Cookiegegevens: volgens de termijn die in de cookie-instellingen of door de betreffende aanbieder wordt vermeld.
Beveiliging en doorgifte
Royal Label neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s. Geen enkele digitale overdracht of opslag kan echter absoluut veilig worden gegarandeerd.
Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken wij waar nodig een wettelijk erkend doorgiftemechanisme en aanvullende waarborgen.
Uw privacyrechten
U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Intrekking werkt niet terug en raakt verwerkingen die al rechtmatig waren niet.
Mail uw verzoek naar [email protected]. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen en vragen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze diensten, leveranciers of regels veranderen. De datum bovenaan toont de laatste inhoudelijke wijziging. Neem voor vragen contact op via [email protected].